Mit tartalmazzon egy profi irodai nyomtatóflotta? Példakonfigurációk 5–10–50 fős magyar cégeknek
Gyakorlatias példákkal, elhelyezési és funkciós tanácsokkal bemutatjuk, hogyan tervezzenek hatékony, bérleti konstrukcióban üzemeltetett nyomtatóflottát 5, 10 és 50 fős irodák számára, figyelembe véve a teljes körű szerviz- és kellékellátást.
Bevezető — miért tervezett flotta?
Egy jól megtervezett nyomtatóflotta csökkenti a költségeket, gyorsítja a munkafolyamatokat és növeli az irodai hatékonyságot. A cél, hogy a megfelelő készülék a megfelelő helyen legyen, és a működés folyamatos, megbízható legyen — különösen, ha a flottát bérleti konstrukcióban, teljes körű üzemeltetéssel oldják meg.
Alapelvek a flotta kialakításához
Gyakorlati szempontból érdemes követni néhány alapelvet: központi többfunkciós készülékeket kombináljunk kisebb, helyi eszközökkel; biztosítsunk elegendő papír- és tonerkapacitást a munkaórák csúcsidőszakaira; tervezzünk redundanciát a legkritikusabb helyeken; és válasszunk olyan beszállítót, aki vállalja a helyszíni szervizt és a kellékellátást az egész országban.
5 fős iroda — egyszerű, helytakarékos megoldás
Egy kis, 5 fős csapat esetén általában egy többfunkciós (nyomtató-szkenner-másoló) készülék elégséges a napi feladatokhoz. Helyezze központi helyre, például a konyha vagy a folyosó mellé, hogy mindenki könnyen hozzáférjen. Bérleti konstrukcióban a minimum egyéves időtartam mellett előnyös, ha a szolgáltató biztosítja a kellék- és alkatrészellátást és gyors javítást, így a kis csapatnak nem kell saját szervizmunkát szerveznie.
10 fős iroda — külön kezeljük a napi és a nagyobb munkaigényeket
Körülbelül 10 főnél érdemes egy színes többfunkciós eszközt (szkennelés/duplex nyomtatás, másolás/küldés e-mailbe) és egy kisebb, fekete-fehér nyomtatót kombinálni. A színes MFP legyen központi, a fekete-fehér készüléket helyezze a nagyobb nyomtatási igényű csapat közelébe. A bérleti szolgáltatás részeként hasznos, ha a szolgáltató a helyszíni karbantartást és a tonerek pótlását is vállalja.
50 fős iroda — zónaalapú, kapacitásorientált flotta
Egy 50 fős irodában már zónaalapú megközelítést javaslunk: központi, nagy kapacitású fekete-fehér nyomtató/nagy teljesítményű MFP az intenzív nyomtatási igényhez; emellett több kisebb MFP a különböző irodablokkoknál a gyors hozzáférés érdekében. Fontolja meg legalább egy nagy papírkapacitású és teljesítményű készüléket központi ponton a tömeges nyomtatásokhoz, és egy külön színes multifunkcós berendezést a prezentációk, marketinganyagok előállítására. Bérleti konstrukcióban fontos, hogy a szolgáltató vállalja a gyors alkatrész- és kellékutánpótlást és szükség esetén a karbantartást is.
Mely funkciók számítanak igazán?
A legtöbb iroda számára hasznos funkciók: duplex nyomtatás (papírtakarékosság), hálózati/vezeték nélküli nyomtatás, beépített szkennelés és OCR, különböző papírméretek kezelése, nagy papírkapacitás, felhasználói hitelesítés (biztonságos nyomtatás), felhő alapú dokumentumkezelés és távoli menedzsment lehetősége. Ezen funkciók megléte csökkenti a papírmunkára fordított időt és növeli a dokumentumkezelés hatékonyságát.
Elhelyezés, hozzáférhetőség és ergonómia
Az eszközöket úgy helyezze el, hogy minimális legyen a kollégák járkálása: központi helyiségekhez közel, könnyen megközelíthető folyosón vagy szervizponthoz. Ügyeljen a szellőzésre és a zajra (bizonyos vállalkozási tevékenység vagy nem megfelelő környezet esetén akár külön helyiség vagy árnyékolt sarok javasolt).
Bérleti konstrukció és teljes körű üzemeltetés Magyarországon
Ha flottáját bérleti konstrukcióban kívánja megoldani, válasszon olyan partnert, aki hosszú távú bérletet (minimum 1 év) és teljes körű üzemeltetést kínál: helyszíni szerviz, kellék- és alkatrészellátás az ország egész területén, tapasztalt és folyamatosan képzett Szervizmérnökökkel. A cég ügyfeleit jellemző gyors reagálásról és segítőkész támogatásról számolnak be, ami különösen fontos a zavartalan működés fenntartásához.
Ellenőrzőlista és következő lépések
Készítsen egyszerű felmérést: hány ember, milyen típusú nyomtatás (szöveg vs. grafika), milyen papírméretek és mennyi havi lapforgalom várható. Ezek alapján kérjen személyre szabott ajánlatot bérleti konstrukcióra és karbantartási tervre. Ha szüksége van segítségre, érdemes olyan szolgáltatót választani, aki helyszíni szervizt és országos kellékellátást vállal — ez hosszú távon megbízhatóságot jelent. Amennyiben a fenti adatokat nem tudja pontosan megadni, az X-Kontrollnál a nyomtatók kihelyezéséért felelős Kollégáink célzott kérdéseikkel, tanácsaikkal és ötleteikkel segítenek felmérni a lehetőségeket, Önnel egyeztetni az igényeket. Székhelyünk: Rákosi út 28., Budapest, ahol további tájékoztatást is adunk a bérleti lehetőségekről és konfigurációkról.
Customer review
Article by
X-Kontroll Kft.
Cégünk kis-, közép- és nagyvállalatok részére egyaránt kínál új és használt nyomtatókat, fénymásológépeket, belépő szintű és ipari digitális nyomdagépeket, melyekhez igény esetén teljes körű szervizszolgáltatást biztosítunk. Lehetőség van egyösszegű vásárlásra, valamint hosszú távú bérlésre (minimum 1 éves időtartam). Fő profilunk a nyomtatók, fénymásolók, nyomdagépek kihelyezése és teljes körű üzemeltetése, szervizzel, kellék- és alkatrészellátással Magyarország egész területén, valamint a fenti irodai berendezésekhez kapcsolódó, vagy azoktól független rendszergazdai szolgáltatás.